اگر کسبوکار شما دارای کارکنان دورکار، دفاتر مختلف در چندین شهر یا تیمهای حرفهای باشد که اغلب سفر میکنند، کنفرانس ویدیویی کلیدی برای نگه داشتن همه افراد در یک صفحه است.
ویدئو کنفرانس چیست؟
کنفرانس ویدیویی یک جلسه آنلاین بین دو یا چند شرکت کننده است که در زمان واقعی از طریق اتصال به اینترنت، با هم ارتباط برقرار می کنند. در این حالت صدا و تصویر برای ایجاد یک مکالمه رو در رو مجازی ترکیب شده که در آن میتوانید عبارات دیگران را در حین شنیدن صحبتهای آنها مشاهده کنید.
با قدرت گرد هم آوردن افراد، ساده کردن همکاری، بهبود کارایی و صرفه جویی در هزینه، مزایایی را برای مشاغل با هر اندازه ای فراهم می کند.
10 مزیت استفاده از ویدئو کنفرانس
اگر قبلاً ویدئو کنفرانس را قبول نکرده اید، احتمالاً به آن فکر می کنید. همانطور که گزینه های خود را می سنجید و تصمیم می گیرید که آیا برای شما مناسب است یا خیر، بیایید نگاهی به مزایای ویدئو کنفرانس بیندازیم:
1. ارتباطات را بهبود می بخشد
چه مالک یک کسب و کار کوچک باشید و چه بخشی از یک شرکت بزرگ، ارتباط شفاف برای درک پروژه ها، تعیین انتظارات و رسیدن به اهدافتان بسیار مهم است. 62 درصد از مدیران موافق هستند که کنفرانس ویدئویی به طور قابل توجهی کیفیت ارتباطات را بهبود می بخشد. علاوه بر این، 50 درصد از افراد مورد بررسی معتقدند که کنفرانس ویدئویی نیز درجه درک را بهبود می بخشد. با توانایی حفظ تصویری از افراد دیگر در جلسه، شرکتکنندگان بیشتر درگیر میشوند، کمتر کارهای متفرقه انجام میدهند و خود را برای پردازش و درک واضحتر آماده میکنند.
2. به ایجاد روابط کمک می کند
وقتی رو در رو ملاقات می کنید، می توانید ارتباط شخصی برقرار کنید، نشانه های کلامی و غیرکلامی را انتخاب کنید و شروع به ایجاد اعتماد کنید. در حالی که ممکن است ارتباطات مهمی وجود داشته باشد که باید برای آنها سفر کنید، کنفرانس ویدئویی می تواند به پر کردن شکاف برای سایر جلسات کمک کند، در حالی که همچنان به شما کمک می کند تا در سطح شخصی با مشتریان، هم تیمی ها و کارکنان از راه دور ارتباط برقرار کنید. تحقیقات نشان می دهد که کنفرانس ویدئویی به طور گسترده ای به عنوان یک ابزار مفید در نظر گرفته می شود و به افراد کمک می کند تا روابط خود را در داخل و خارج از شرکت ایجاد کنند.
3. در هزینه ها صرفه جویی می کند
با ارائه روشی ساده به تیم خود برای ملاقات حضوری، کنفرانس ویدیویی یک تجربه مشترک و “حضوری” بدون هزینه سفر ارائه می دهد. این بدان معناست که برای آموزش، کنفرانسها، جلسات بزرگ و همه گردهماییهای بینالمللی نیازی به بلیط هواپیما نیست—بنابراین میتوانید منابع ارزشمند را در جای دیگری متمرکز کنید. به علاوه، با قدرت ملاقات مجازی، میتوانید بهترین استعدادها را استخدام کنید و به آنها اجازه دهید در هر جایی کار کنند. و هنگامی که با این فناوری راحت شدید، حتی ممکن است به شما انگیزه دهد که نیروی کار از راه دور خود را گسترش دهید – بنابراین می توانید بدون توجه به اینکه در کجا زندگی می کنند استعدادهای برتر را به خدمت بگیرید و نسبت به رقبای خود برتری پیدا کنید
4. باعث صرفه جویی در زمان می شود
از آنجایی که میتوانید تقریباً در هر مکانی با یکدیگر ملاقات کنید، فناوری کنفرانس ویدیویی به شما امکان میدهد در زمان سفر صرفهجویی کنید—بنابراین میتوانید زمان کمتری را برای حضور در جلسات و زمان بیشتری را با تمرکز بر روی کارهای ضروریتر صرف کنید. اما همچنین می تواند به شما در صرفه جویی در زمان از راه های دیگر کمک کند. با میزبانی یک جلسه به جای رسیدگی به یک مشکل از طریق ایمیل، میتواند اختلال در رگبار پیامها را از بین ببرد، سردرگمی (و نیاز به بحثهای طولانی) را کاهش دهد و تیم شما را سریعتر هماهنگ کند و به کاهش زمان کمک کند.
5. همکاری را ساده می کند
بهترین فناوری کنفرانس ویدیویی مزایای بیشتری نسبت به روشی برای دیدن و شنیدن تیم خود ارائه می دهد. این ویژگیهایی مانند اشتراکگذاری صفحه و ویرایش اسناد بلادرنگ را ارائه میدهد، بنابراین برای همه آسان است فایلهای مورد نیاز خود را بررسی کنند، در بحث مشارکت کنند و فرهنگ کسبوکار خود را ایجاد کنند. با یک نیروی کار متعهد که با هم کار می کنند، چه در دفتر باشند، چه در جاده، گاهی اوقات از راه دور یا همیشه در خانه، شما تصمیمات سریع تر و آگاهانه تری را با ورودی از مکان ها و مناطق زمانی خواهید گرفت.
6. کارایی را بهبود می بخشد
ارتباط واضحتر از طریق نشانههای کلامی و غیرکلامی، اشتراکگذاری صفحه نمایش، همکاری همزمان، و امکان پیوستن تقریباً از هر نقطهای باعث میشود کنفرانس ویدیویی استفاده کارآمدتری از زمان همه باشد. پایان دادن به جلسات در زمانهای معین همچنین به نگه داشتن افراد در زمان و موضوع کمک میکند، و بهتر از همه، ویدئو کنفرانس به همان اندازه که میخواهید انعطافپذیر است—بنابراین به راحتی میتوانید به سؤال مشتری پاسخ دهید.
7. بهره وری را افزایش می دهد
از آنجایی که کنفرانس ویدئویی همکاری در اسناد را در زمان واقعی آسان می کند، مجبور نخواهید بود با زنجیره های طولانی ایمیل، پیام های گم شده و … دست و پنجه نرم کنید – که همه اینها می تواند باعث سردرگمی، سوء تفاهم و … شود.
با داشتن قدرت تماس و همکاری در زمان واقعی، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه صدای خود را دارند، همه بازخوردها گنجانده می شوند و بلافاصله به سؤالات پاسخ داده می شود. و می توانید به سرعت به عنوان یک تیم جمع شوید تا مطمئن شوید که همه پروژه را قبل از ترک جلسه درک می کنند. به علاوه، از آنجایی که کنفرانسهای ویدئویی نیاز به سفر را از بین میبرند، تیم شما میتواند زمان بیشتری را به مسائل مهمتر کاری یا زندگی اختصاص دهد، حتی در روزهایی که جلساتی دارند. این همان روشی است که نیروی کار مدرن ترجیح میدهد با انعطافپذیری، تحرک و زمان بیشتری در روزهای پرمشغله خود کار کند.
8. برنامه ریزی جلسات را آسان تر می کند
اگر اعضای تیم شما به طور منظم سفر می کنند، برنامه ریزی جلسات می تواند یک چالش باشد. اما با کنفرانس ویدیویی، آنها می توانند عملاً از هر کجا، از جمله تاکسی، اتاق های هتل، فرودگاه ها، دفاتر خانه خود و غیره به آن ملحق شوند. و از آنجایی که تقریباً با استفاده از هر وسیله ای می توانند این کار را انجام دهند، برنامه ریزی جلسات حضوری و به روز نگه داشتن همه آسان تر است. با تقویمهای قابل مدیریت بیشتر و کنترل بر نحوه جریان روز کاری، تیمها میتوانند زمان بیشتری را صرف پیگیری فرصتهای رشد کسبوکار کنند و کارمندان از راه دور راحتتر میتوانند درگیر شوند و حفظ شوند.
9. سوابق منسجم و دقیق ایجاد می کند
هنگامی که میزبان یک جلسه حضوری یا یک تماس فقط صوتی هستید، معمولاً یادداشت برداری به عهده یکی از اعضای تیم شما است. و با توجه به سرعت سریع مکالمات، جزئیات می توانند به راحتی از بین بروند. اما با فناوری کنفرانس ویدیویی که به شما کمک میکند به صورت ایمن ضبط و رونویسی کنید، میتوانید تمام جزئیات را دست نخورده نگه دارید. نه تنها این، بلکه میتوانید در صورت بروز سؤال به آنها مراجعه کنید و جلسه را با کسانی که نمیتوانستند شرکت کنند، به اشتراک بگذارید، که باعث میشود همه افراد برای موفقیت آماده شوند.
10. رویدادهای زنده را فعال می کند
چه بخواهید با کل تیم خود ارتباط برقرار کنید، چه با فهرست کامل مشتریان خود یا عموم مردم، ابزارهای ویدئو کنفرانس می توانند کمک کنند. این ابزارها با قدرت اشتراک گذاری پیام خود به صورت بصری، به شما امکان میزبانی میزگردها، وبینارها، راه اندازی محصول و موارد دیگر را برای مخاطبان در دفتر شما یا در سراسر جهان می دهند.
مزایای کنفرانس ویدیویی واضح و بسیار زیاد است. برای اینکه از همه راه هایی که کنفرانس ویدیویی ارتباطات را بهبود می بخشد و همکاری را در سراسر کسب و کار شما تقویت می کند، بیشترین بهره را ببرید، با ما در ارتباط باشید.